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Como otimizar a rotina da gestão de condomínios

Sabemos que a tarefa de um síndico não é fácil: são atividades administrativas, financeiras, relacionamento com moradores, obrigações legais, emergências, enfim, uma série de demandas. Neste sentido, a Garante trouxe algumas dicas de como otimizar a rotina da gestão de condomínios e prestar um serviço de qualidade.

Estabeleça horários para o seu trabalho

Com tantas demandas, é comum que algumas tarefas acabem ficando para além do horário “comercial”. No entanto, é importante estabelecer um cronograma para a execução das atividades, especialmente, para os síndicos que administram mais de um condomínio.

Defina em quais dias cada atividade será realizada, quem será o responsável e os horários para execução das tarefas.

Deste modo, além de ter mais controle das demandas e rotinas do condomínio, a gestão torna-se mais tranquila e prazerosa.

Mantenha a organização

Parece algo óbvio, mas manter a organização de todas as tarefas de um síndico não é uma função tão simples. A gestão condominial exige muita organização, atenção aos detalhes, ética e profissionalismo.

Isso porque, além das atividades rotineiras, existem contas a pagar, limpeza e segurança das áreas comuns, manutenções periódicas como limpeza de caixa d´água, abastecimento de gás e outras demandas inerentes à função de síndico, como:

Envio de boletos para moradores;

Realização de assembleias e reuniões para discutir demandas;

Envio de comunicados aos condôminos sobre reuniões e outras ações a serem realizadas;

Prestação de contas, apresentação de orçamentos e propostas de reformas e melhorias;

Treinamento de funcionários, entre outras funções.

Portanto, para que todas as tarefas sejam executadas no tempo certo, manter a organização e um bom planejamento é essencial para gerir e otimizar as rotinas do condomínio.

Tenha uma equipe de apoio

Embora a responsabilidade da gestão seja do síndico, contar com uma equipe de apoio para desempenhar outras tarefas, otimiza as rotinas condominiais.

Nesse sentido, defina os conselheiros e fiscais em uma reunião com todos os moradores, como por exemplo: conselho financeiro, de manutenção, conselho de segurança, entre outras comissões que lhe ajudarão a tomar decisões.

Ao delegar as funções, o síndico garante que as deliberações sejam mais assertivas e não sobrecarrega sua atividade.

Além disso, torna as relações mais abertas e participativas por parte dos moradores que se sentem responsáveis em garantir uma boa gestão do condomínio.

Automatize os processos com um sistema de gestão

Atividades de cobranças, manutenções e fiscalizações, por mais básicas que pareçam, tomam muito tempo e muitas vezes, acaba não sobrando tempo para o síndico gerir outras tarefas.

Por esta razão, adotar um sistema de gestão que ofereça ferramentas para executar os serviços, como os citados acima, ajudam a otimizar a gestão do condomínio.

Outra grande vantagem diz respeito aos comunicados com os moradores. Por serem feitos de forma online, agiliza os processos e evita conversas muito longas que acabam tomando muito tempo do síndico.

Conte com a ajuda de uma garantidora

Outra atividade que acaba tomando muito tempo e causa desgaste para muitos síndicos, diz respeito à cobrança dos moradores.

Ao contar com a ajuda de uma Garantidora, como a Garante Deodoro, você garante a antecipação de 100% da receita do seu condomínio à vista, e torna a sua gestão mais tranquila.

Como você pode perceber, são pequenas atitudes que ajudam a otimizar a rotina da gestão de condomínios. Conte sempre com a Garante para o seu trabalho como síndico! Quer saber como podemos te ajudar? Entre em contato com nossa equipe!

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Síndico profissional: 5 passos para uma gestão eficiente

A gestão de condomínios é uma função bastante complexa, que exige uma administração adequada dentro de várias áreas, como: finanças, jurídica, relacionamento, entre outras. Por isso, é necessário planejamento e organização. Se você é síndico profissional, confira 5 passos para uma gestão eficiente no seu condomínio.

1 Conheça as normas estabelecidas por lei e suas obrigações

Assim como qualquer outra profissão, a função de síndico deve ser exercida dentro das normas, por esta razão, é fundamental estar ciente dos seus direitos e deveres como tal.

As funções do síndico estão, inclusive, descritas no Artigo 1.348 do Código Civil Brasileiro, bem como seus direitos, como férias, remuneração, entre outras questões.

Em consonância com a legislação, é essencial ainda, que você, como síndico profissional, esteja por dentro do regimento interno do condomínio. Esta atitude será um facilitador na hora da tomada de decisões ou simplesmente para resolver atritos.

Uma dica é fixar o regimento nas áreas comuns ou disponibilizar o documento na portaria, por exemplo, para que possa ser consultado pelos condôminos sempre que surgirem dúvidas.

2 Monte um cronograma

Na maioria das vezes, quando um novo síndico assume a gestão condominial, é comum ter que organizar algumas questões.

Como a demanda neste início é intensa, o cronograma é um ótimo aliado para organizar todos os processos e planejar os próximos passos.

Entre as ações que podem constar neste cronograma estão:

Ações a serem executadas a curto, médio e longo prazo;

Manutenções preventivas;

Assembleias.

3 procure conhecer os moradores do condomínio

Parece algo óbvio, no entanto, conhecer os moradores do condomínio e estar familiarizado com o ambiente de trabalho, torna a convivência e as ações muito mais tranquilas. Afinal, a gestão de um síndico profissional deve ser sempre pautada pelo diálogo e as boas relações.

4 Invista em cursos e especializações

Segundo a Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (ABADI), um bom síndico deve ter amplo conhecimento das técnicas administrativas, contábeis e tributárias, pois além de manter e administrar, ele será responsável por representar o condomínio nas ações legais.

Portanto, além dos conhecimentos específicos para desempenhar a função de síndico profissional, é preciso estar sempre atualizado com as novidades da área.

Deste modo, invista em cursos e especializações que contribuam para o seu desenvolvimento.

5 Conte com a ajuda de uma garantidora

Sabemos que a gestão condominial tem muitos desafios, como a contabilidade, o financeiro e a própria parte jurídica, que precisam de atenção. Portanto, contar com a ajuda especializada de uma garantidora pode tornar a sua gestão como síndico profissional muito mais eficiente e leve.

Isso porque, com tantas demandas diárias que um condomínio exige, a cobrança pode ser algo desgastante.

Ao contar com uma garantidora, como a Garante Deodoro, além de evitar o estresse das cobranças de inadimplentes, você conquista a liberdade financeira da sua gestão com o caixa do condomínio positivo e fica livre para cuidar de outras demandas.

Quer conhecer todas as vantagens de contratar a Garante e tornar a gestão condominial ainda mais eficiente?  Entre em contato com quem entende de receita garantida!