Sabemos que a tarefa de um síndico não é fácil: são atividades administrativas, financeiras, relacionamento com moradores, obrigações legais, emergências, enfim, uma série de demandas. Neste sentido, a Garante trouxe algumas dicas de como otimizar a rotina da gestão de condomínios e prestar um serviço de qualidade.

Estabeleça horários para o seu trabalho

Com tantas demandas, é comum que algumas tarefas acabem ficando para além do horário “comercial”. No entanto, é importante estabelecer um cronograma para a execução das atividades, especialmente, para os síndicos que administram mais de um condomínio.

Defina em quais dias cada atividade será realizada, quem será o responsável e os horários para execução das tarefas.

Deste modo, além de ter mais controle das demandas e rotinas do condomínio, a gestão torna-se mais tranquila e prazerosa.

Mantenha a organização

Parece algo óbvio, mas manter a organização de todas as tarefas de um síndico não é uma função tão simples. A gestão condominial exige muita organização, atenção aos detalhes, ética e profissionalismo.

Isso porque, além das atividades rotineiras, existem contas a pagar, limpeza e segurança das áreas comuns, manutenções periódicas como limpeza de caixa d´água, abastecimento de gás e outras demandas inerentes à função de síndico, como:

Envio de boletos para moradores;

Realização de assembleias e reuniões para discutir demandas;

Envio de comunicados aos condôminos sobre reuniões e outras ações a serem realizadas;

Prestação de contas, apresentação de orçamentos e propostas de reformas e melhorias;

Treinamento de funcionários, entre outras funções.

Portanto, para que todas as tarefas sejam executadas no tempo certo, manter a organização e um bom planejamento é essencial para gerir e otimizar as rotinas do condomínio.

Tenha uma equipe de apoio

Embora a responsabilidade da gestão seja do síndico, contar com uma equipe de apoio para desempenhar outras tarefas, otimiza as rotinas condominiais.

Nesse sentido, defina os conselheiros e fiscais em uma reunião com todos os moradores, como por exemplo: conselho financeiro, de manutenção, conselho de segurança, entre outras comissões que lhe ajudarão a tomar decisões.

Ao delegar as funções, o síndico garante que as deliberações sejam mais assertivas e não sobrecarrega sua atividade.

Além disso, torna as relações mais abertas e participativas por parte dos moradores que se sentem responsáveis em garantir uma boa gestão do condomínio.

Automatize os processos com um sistema de gestão

Atividades de cobranças, manutenções e fiscalizações, por mais básicas que pareçam, tomam muito tempo e muitas vezes, acaba não sobrando tempo para o síndico gerir outras tarefas.

Por esta razão, adotar um sistema de gestão que ofereça ferramentas para executar os serviços, como os citados acima, ajudam a otimizar a gestão do condomínio.

Outra grande vantagem diz respeito aos comunicados com os moradores. Por serem feitos de forma online, agiliza os processos e evita conversas muito longas que acabam tomando muito tempo do síndico.

Conte com a ajuda de uma garantidora

Outra atividade que acaba tomando muito tempo e causa desgaste para muitos síndicos, diz respeito à cobrança dos moradores.

Ao contar com a ajuda de uma Garantidora, como a Garante Deodoro, você garante a antecipação de 100% da receita do seu condomínio à vista, e torna a sua gestão mais tranquila.

Como você pode perceber, são pequenas atitudes que ajudam a otimizar a rotina da gestão de condomínios. Conte sempre com a Garante para o seu trabalho como síndico! Quer saber como podemos te ajudar? Entre em contato com nossa equipe!