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Dicas para ajudar a organizar a rotina de recebimento e entregas de encomendas do seu condomínio

A pandemia do Coronavírus trouxe consigo a mudança de muitos hábitos, especialmente relacionados ao consumo. Segundo dados de estudo da Ebit/Nielsen, a digitalização de negócios e a adesão do consumidor ao e-commerce resultaram em 13 milhões de novos compradores em 2020. Os Correios tiveram o maior resultado da empresa dos últimos dez anos. Já os síndicos profissionais afirmam que, em média, o crescimento de encomendas e delivery aumentou entre 40% e 70%, dependendo do condomínio.

Diante do crescimento deste tipo de serviço, a Garante trouxe algumas dicas para ajudar a organizar a rotina de recebimento e entregas de encomendas do seu condomínio.

Defina processos e procedimentos sobre entregas das encomendas

Embora em muitos condomínios já existem normas sobre o recebimento de produtos, é importante que o síndico defina em assembleia junto aos moradores quais serão os procedimentos e normas adotadas em relação às entregas (encomendas, deliverys ou mesmo correspondências simples).

Para condomínios com portaria, uma dica é que o responsável pelo recebimento avise o morador sobre a encomenda e estipule um prazo para retirada, diminuindo as chances de extravio.

Outra dica seria disponibilizar uma gaveta ou aberturas nas portas específicas para este fim.

Efetue o registro da encomenda em caderno de protocolos

Tenha o hábito de efetuar o registro da encomenda no ato do recebimento. Utilize o caderno de protocolo fazendo as anotações sobre o item/identificação, a data da entrega e o nome do morador que retirou por extenso.

Evitar a guarda de grandes volumes

Quando há entrega de grandes volumes como móveis, eletrodomésticos e colchões, por exemplo, o ideal é que o morador combine com a empresa responsável o melhor dia e horário para receber a mercadoria. Por isso, ressaltamos, mais uma vez, a importância de tais informações e normas estarem descritas nas regras internas do condomínio.

Entretanto, caso o morador não esteja na residência para o recebimento da entrega, o ideal é que o responsável faça a retirada do mesmo num prazo de até 24 horas, sob o risco de receber advertência ou multa em caso de ultrapassar o prazo, conforme regimento interno.

Treinamento de porteiros e funcionários

Com o processo registrado no regimento interno, é necessário que o síndico ou gestão condominial repasse as informações e procedimentos aos porteiros ou funcionários que ficarão responsáveis pela tarefa de receber as encomendas. Algumas informações que devem fazer parte da rotina desses profissionais são:

Haverá horário estipulado para recebimento e entrega das mercadorias?

De que forma deverá ser feito o registro das encomendas?

Onde será feita a armazenagem dos itens?

Quais os prazos estabelecidos para retirada?

Informe aos moradores sobre as regras

Assim como qualquer norma, é imprescindível que os moradores tenham conhecimento sobre os procedimentos da rotina de recebimento e entregas de encomendas do seu condomínio.

Como você pode acompanhar neste artigo, algumas dicas simples podem ajudar a organizar este serviço, evitando possíveis extravios e tornando essa responsabilidade menos exaustiva aos porteiros ou encarregados pela função.

Esperamos que as nossas dicas tenham sido úteis para evitar os problemas frequentes com as entregas no condomínio e preservar o bom convívio entre todos.Acompanhe no blog da Garante outras dicas e novidades sobre o setor.

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Garantidora de condomínio: 5 dúvidas mais comuns

Quando o assunto é a administração de condomínios, os síndicos buscam soluções efetivas para lidar com os desafios da gestão condominial, afinal, uma das principais preocupações é a inadimplência. Segundo dados do Sindicato da Habitação e Condomínios do Paraná (Secovi-PR), o índice de inadimplência no pagamento de condomínio em Curitiba chega a 20%.

Neste cenário de altos índices de inadimplência, um dos maiores desafios é manter a saúde financeira do condomínio em dia. Por esta razão, muitos síndicos e moradores escolhem contratar uma empresa garantidora de condomínio. Se você ainda não conhece todas as vantagens dessa parceria, vamos esclarecer as 5 dúvidas mais comuns sobre o tema.

1 Afinal, o que é uma garantidora de condomínio?

É comum ouvirmos falar das administradoras de condomínios que, em sua maioria, são responsáveis por gerir os serviços de limpeza, manutenção e segurança. No entanto, um grande fator por trás dessa administração é a gestão do fluxo de caixa. É justamente aí que entram em cena as garantidoras de condomínio.

Uma garantidora de condomínio é uma empresa que assume a cobrança da taxa condominial e repassa para o condomínio sempre 100% das receitas, independentemente da inadimplência. Ou seja, mesmo que algum morador deixe de pagar a taxa, o condomínio recebe o valor integral. Assim, o síndico tem a certeza de quanto vai entrar no fim do mês, tendo a garantia de cumprir o planejamento de obras e a previsão orçamentária de forma segura, além de proporcionar maior bem-estar aos moradores.

2 De que forma é realizado o trabalho de uma garantidora de condomínio?

Após a contratação de uma garantidora de condomínio, os boletos da taxa condominial passam a ser enviados por ela, bem como a cobrança dos valores atrasados.

Depois de receber os pagamentos dos condôminos, os valores são repassados integralmente ao condomínio, mesmo que haja alguma inadimplência por parte dos moradores.

E aqui está uma das grandes vantagens de se contratar uma garantidora de condomínio!

3 Como a garantidora faz a cobrança aos inadimplentes?

Aqui é importante ressaltar que todo o processo de negociação está previsto em lei, sempre prezando pela cordialidade para que a negociação aconteça de forma tranquila e amigável.

O primeiro passo é a notificação de atraso ao condômino. Caso ele não realize o pagamento, a garantidora entra em contato para uma negociação que esteja de acordo com a realidade financeira do morador e este consiga quitar a dívida.

Se após o contato não houver um acordo, a garantidora pode entrar com uma ação judicial de cobrança, da mesma forma que o condomínio faria.

Assim, como a garantidora é uma empresa especializada em cobranças e, por isso, exerce esse papel com muita eficácia, os síndicos se livram dessas preocupações e do desgaste emocional das cobranças, podendo focar em outros projetos do condomínio.

4 É possível adiantar as receitas futuras do condomínio?

A respostas é sim! No caso de emergências, por exemplo, ou sempre que o síndico julgar necessário, é possível solicitar a antecipação de receitas futuras.

Isso pode acontecer em casos de indenizações de funcionários, por exemplo, em que o condomínio é condenado a pagar uma indenização trabalhista, mas não dispõe do valor imediatamente.

Neste caso, a garantidora consegue antecipar o valor solicitado, que será cobrado de forma mais branda nas futuras parcelas do condomínio.

5 Por que contratar uma garantidora de condomínio

Como elencamos anteriormente, são inúmeras as vantagens de contratar uma garantidora. Além de trazer mais tranquilidade para a atuação dos síndicos, é uma forma segura de manter em dia o fluxo do caixa do condomínio.

Além disso, as relações internas entre síndicos e condôminos também se mantêm em equilíbrio, uma vez que não há o desgaste com as cobranças, ficando a cargo da garantidora.

Também é mais vantajoso para os condôminos negociarem diretamente com uma garantidora, uma vez que as multas e juros são bem menores.

Agora que já esclarecemos suas dúvidas sobre a atuação das garantidoras, chegou o momento de conhecer todas as vantagens da Garante Deodoro! 

Há 40 anos no ramo de garantia e antecipação de taxas condominiais, prezamos sempre por um relacionamento transparente com nossos clientes, com uma equipe técnica e jurídica, contando com um sistema de informação preciso e eficaz. Precisando de ajuda?

Entre em contato com quem entende de receita garantida!

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5 dicas para tornar a reunião de condomínio mais produtiva

Nós sabemos a importância das assembleias nos condomínios, sejam para o acompanhamento das demandas, sejam para futuras tomadas de decisões, afinal, por esse ser o principal canal entre a administração e os condôminos, é extremamente importante que as reuniões sejam levadas a sério.

No entanto, apesar da relevância do tema, nos deparamos com inúmeros desafios como a baixa adesão por parte dos moradores, discussões que muitas vezes fogem da pauta da reunião e a duração que se estende pela falta de objetividade.

Mas calma! Essas características não são uma exclusividade do seu condomínio! Elas estão presentes em praticamente todas as assembleias. Por isso, para ajudar você síndico, a tornar a reunião de condomínio mais produtiva, a Garante trouxe 5 dicas simples para você pôr em prática já na próxima assembleia!


Dica 1: Planejamento da pauta

Se o intuito é ser mais assertivo e objetivo durante a realização das assembleias, o planejamento da pauta é o primeiro passo para tornar a reunião de condomínio mais produtiva.

Ao elencar quais assuntos serão tratados durante a assembleia, garante que temas não listados, sejam evitados. Além disso, determinar um tempo para debater cada assunto elencado, evita que a reunião seja muito longa.

Outra dica ainda dentro do planejamento é definir a prioridade dos assuntos.


Dica 2: Informe aos condôminos com antecedência sobre a pauta

O segundo passo para tornar a reunião de condomínio mais produtiva é informar com antecedência todos os condôminos sobre a pauta da assembleia.

Crie um informativo interno e fixe em pontos estratégicos do condomínio e faça o envio do documento dias antes da reunião.

Esse envio pode ser feito tanto por e-mail, como por software de comunicação, caso o seu condomínio possua um sistema desse tipo.

Esta atitude, além de manter os condôminos informados sobre as assembleias, demonstra a organização e o cuidado do gestor.


Dica 3: Crie um cronograma das reuniões

Criar um cronograma de reuniões com a definição de datas, horários e duração de cada uma delas, contribui para a participação dos condôminos. Isso porque, a maior reclamação com relação à participação dos moradores nas reuniões, trata-se justamente da demora. Assim, ao estipular o início e término de cada assembleia, você estará aumentando a participação dos condôminos.

Nesta fase, realize uma pesquisa interna para verificar qual o melhor dia e horário para a maioria deles.


Dica 4: Conte com o auxílio de uma mesa de mediadores

Mesmo deixando claro no informativo quais serão as pautas tratadas durante a reunião, é comum que algum condômino “fuja” do tema e tumultue a assembleia, aumentando o tempo do encontro.

Para estes momentos, contar com o auxílio de mediadores, permitirão que essas interrupções não sigam adiante e ajudarão a conduzir a assembleia, tornando o debate mais produtivo, rápido e objetivo.

Em geral, a mesa mediadora é composta por um presidente e um secretário (responsável por tomar notas para a ata e auxiliar a condução quando preciso).  Importante frisar que o síndico sempre será o presidente.


Dica 5: Distribuição das atas da reunião

A organização e a transparência devem nortear o trabalho dos síndicos. Entre as obrigações, estão as atas de reuniões. Documentos imprescindíveis sobre os assuntos levantados durante assembleias e instrumento que fundamenta e valida todas as decisões que o síndico toma durante a sua gestão.

Neste sentido, outra dica para tornar a reunião de condomínio mais produtiva, é realizar a distribuição da ata aos participantes no final da assembleia.

Esta atitude além de validar as decisões tomadas durante o encontro também contribui para que os condôminos se planejem sobre outras demandas em oportunidades futuras.

Como você pode perceber, engajar os condôminos a participarem de forma efetiva nas reuniões e torná-las mais produtivas não é uma missão impossível. No entanto, é necessário seguir essas dicas e fazer com que os condôminos se sintam parte das decisões. Manter um diálogo aberto facilita esse processo. Gostou das dicas? Compartilhe este conteúdo com seus amigos!


Leia também: Dicas para colocar em prática no condomínio em 2022


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