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Dicas para ajudar a organizar a rotina de recebimento e entregas de encomendas do seu condomínio

A pandemia do Coronavírus trouxe consigo a mudança de muitos hábitos, especialmente relacionados ao consumo. Segundo dados de estudo da Ebit/Nielsen, a digitalização de negócios e a adesão do consumidor ao e-commerce resultaram em 13 milhões de novos compradores em 2020. Os Correios tiveram o maior resultado da empresa dos últimos dez anos. Já os síndicos profissionais afirmam que, em média, o crescimento de encomendas e delivery aumentou entre 40% e 70%, dependendo do condomínio.

Diante do crescimento deste tipo de serviço, a Garante trouxe algumas dicas para ajudar a organizar a rotina de recebimento e entregas de encomendas do seu condomínio.

Defina processos e procedimentos sobre entregas das encomendas

Embora em muitos condomínios já existem normas sobre o recebimento de produtos, é importante que o síndico defina em assembleia junto aos moradores quais serão os procedimentos e normas adotadas em relação às entregas (encomendas, deliverys ou mesmo correspondências simples).

Para condomínios com portaria, uma dica é que o responsável pelo recebimento avise o morador sobre a encomenda e estipule um prazo para retirada, diminuindo as chances de extravio.

Outra dica seria disponibilizar uma gaveta ou aberturas nas portas específicas para este fim.

Efetue o registro da encomenda em caderno de protocolos

Tenha o hábito de efetuar o registro da encomenda no ato do recebimento. Utilize o caderno de protocolo fazendo as anotações sobre o item/identificação, a data da entrega e o nome do morador que retirou por extenso.

Evitar a guarda de grandes volumes

Quando há entrega de grandes volumes como móveis, eletrodomésticos e colchões, por exemplo, o ideal é que o morador combine com a empresa responsável o melhor dia e horário para receber a mercadoria. Por isso, ressaltamos, mais uma vez, a importância de tais informações e normas estarem descritas nas regras internas do condomínio.

Entretanto, caso o morador não esteja na residência para o recebimento da entrega, o ideal é que o responsável faça a retirada do mesmo num prazo de até 24 horas, sob o risco de receber advertência ou multa em caso de ultrapassar o prazo, conforme regimento interno.

Treinamento de porteiros e funcionários

Com o processo registrado no regimento interno, é necessário que o síndico ou gestão condominial repasse as informações e procedimentos aos porteiros ou funcionários que ficarão responsáveis pela tarefa de receber as encomendas. Algumas informações que devem fazer parte da rotina desses profissionais são:

Haverá horário estipulado para recebimento e entrega das mercadorias?

De que forma deverá ser feito o registro das encomendas?

Onde será feita a armazenagem dos itens?

Quais os prazos estabelecidos para retirada?

Informe aos moradores sobre as regras

Assim como qualquer norma, é imprescindível que os moradores tenham conhecimento sobre os procedimentos da rotina de recebimento e entregas de encomendas do seu condomínio.

Como você pode acompanhar neste artigo, algumas dicas simples podem ajudar a organizar este serviço, evitando possíveis extravios e tornando essa responsabilidade menos exaustiva aos porteiros ou encarregados pela função.

Esperamos que as nossas dicas tenham sido úteis para evitar os problemas frequentes com as entregas no condomínio e preservar o bom convívio entre todos.Acompanhe no blog da Garante outras dicas e novidades sobre o setor.