Se você é síndico e se integra diariamente sobre os problemas e informações do seu condomínio, parabéns, esse é mesmo o caminho! Ainda assim, imprevistos acontecem, e muitos prédios sofrem com os erros da gestão condominial.

É preciso conhecer a rotina do condomínio para definir as melhores práticas a serem aplicadas na gestão. Por isso, confira 5 erros da gestão condominial e como resolvê-los:

Desconhecimento de leis e normas aplicáveis ao condomínio

Todo síndico deve conhecer a legislação. Leia, pesquise e, se necessário, busque o auxílio de profissionais da área jurídica. 

O desconhecimento de leis condominiais é um gravíssimo erro de gestão. Como o gestor poderá se comportar dentro da lei se ele a desconhece? Como poderá cobrar uma postura adequada de um usuário se não sabe qual é ela? Por isso, é fundamental estudar sobre o assunto.

Além das leis gerais, há também a convenção do condomínio, um documento que reúne as principais regras de convivência e de administração do condomínio. É a convenção que determina como o condomínio deverá ser gerenciado, organizando a vida no local e o trabalho do síndico. Nela, há regras sobre:

• Fração ideal, área privativa e partes comuns;
• Finalidade das unidades do edifício;
• Estrutura de administração do condomínio (síndico condômino, síndico profissional, administradora etc.);
• Despesas ordinárias e extraordinárias;
• Regras sobre assembleias de condôminos;
• Sanções;
• Regimento interno.

A função da convenção é garantir a harmonia e a ordem, prevenindo conflitos e mal-entendidos. Se o regimento interno é parte da convenção de condomínio, nele serão elaboradas normas relativas ao cotidiano, à convivência dos usuários, como o uso das áreas comuns, regras sobre mudanças, limite de horário para barulho, procedimentos de reserva de espaços comuns etc. 

Além de estudar as normas, o síndico deve informá-las aos moradores. Se cada um conhecer as regras de uso do imóvel, as recomendações e as proibições para utilização dos espaços privativos e comuns, as falhas de gestão serão evitadas em ambos os lados.

Falta de controle financeiro

Um dos erros de gestão condominial é não administrar corretamente as contas. Muitos síndicos sofrem com falta de uma gestão financeira eficiente, com controles disciplinados de gastos, datas e vencimentos.

É importante lembrar que acompanhar as movimentações de caixa ou emitir boletos é apenas uma das funções de síndico, mas só ela não basta. É preciso envolver os condôminos em decisões, como a formação de fundo de reserva, fundo de obras e outras questões.

Para controlar esse tipo de erro de gestão condominial​, o síndico deve procurar identificar problemas com a arrecadação do condomínio, convocar assembleias para compartilhar a situação sempre que for necessário e, até mesmo, para a aprovação de aumento na cota do condomínio​, evitando transtornos para todos. 

Também é preciso ter planejamento e disciplina para fazer um controle eficiente da entrada e da saída de recursos financeiros. Nesse caso, as garantidoras podem facilitar bastante a vida financeira do condomínio, já que administram também as finanças.

Divulgação indevida de inadimplentes

Outro erro da gestão é a divulgação indevida de inadimplentes. Não se deve fixar cartazes com o balancete em locais bastante visíveis, como elevadores e quadros de avisos, pois os tribunais brasileiros consideram que essa é uma prática vexatória.

Essa prática pode gerar transtornos maiores como abertura de ação de danos morais contra o condomínio pelo condômino que se sentir lesado e constrangido, o que pode gerar ainda mais prejuízos financeiros.

O síndico deve ser transparente. Ele deve informar o condômino sobre a inadimplência por meio dos boletos de pagamento ou comunicados individuais. No caso de lista, ela não deve conter o nome dos devedores, somente o número da unidade em questão, devendo ser divulgada somente entre os interessados (moradores).

Outras dicas são: apresentar a lista de inadimplência na assembleia de condôminos, já que o espaço é destinado para discussão e deliberação de assuntos financeiros de interesse da coletividade e ter certeza de que não há uma dívida em aberto. A cobrança indevida do condômino também gera responsabilidade de indenização se ele acionar a justiça.

Falta de comunicação entre síndico e usuários do condomínio

Administrar um condomínio é uma tarefa complexa, e por isso, comunicação é a chave. As assembleias são os melhores momentos para realizar prestação de contas, discutir prioridades no orçamento e votar resoluções que alterem o Regimento Interno ou a Convenção do Condomínio.

A falta de comunicação entre o síndico e moradores é um dos problemas mais comuns em condomínios residenciais. Todas as formas de comunicação no condomínio devem ser transparentes, centralizadas em canais específicos, como site ou e-mail, e acessíveis a todos, sempre orientando os moradores sobre as formas de entrar em contato com o síndico. 

Negligência com a segurança

A manutenção do condomínio é primordial para garantir a harmonia e segurança.

• Antes de contratar funcionários e prestadores de serviços, procure saber as referências, solicitando as experiências e os treinamentos pelos quais passou;
• Tenha um cadastro geral dos condôminos, com dados pessoais, de veículos e de parentes mais próximos;
• Verifique se as entradas do edifício estão bem iluminadas;
• Verifique se não há objetos atrapalhando a visão do porteiro, já que ele deve ter visibilidade ampla das dependências externas;
• Realize a manutenção periódica dos equipamentos de segurança;
• Inspecione frequentemente as portas de entrada e os portões de garagem;
• Adote equipamentos que podem aumentar a segurança no condomínio, como passa-volumes para encomendas, sistema de comunicação entre prédios (como o “botão de pânico”), central de alarme com botão de pânico silencioso (monitoramento 24 horas), circuito fechado de TV, cerca elétrica e proteção perimetral;
• Faça um seguro condomínio com cobertura para incidentes de segurança.

Depois dessas dicas fica bem mais fácil se atentar aos erros, não é? Para ter menos dor de cabeça, entre em contato conosco e deixe os problemas para quem entende do assunto!