Nós sabemos a importância das assembleias nos condomínios, sejam para o acompanhamento das demandas, sejam para futuras tomadas de decisões, afinal, por esse ser o principal canal entre a administração e os condôminos, é extremamente importante que as reuniões sejam levadas a sério.

No entanto, apesar da relevância do tema, nos deparamos com inúmeros desafios como a baixa adesão por parte dos moradores, discussões que muitas vezes fogem da pauta da reunião e a duração que se estende pela falta de objetividade.

Mas calma! Essas características não são uma exclusividade do seu condomínio! Elas estão presentes em praticamente todas as assembleias. Por isso, para ajudar você síndico, a tornar a reunião de condomínio mais produtiva, a Garante trouxe 5 dicas simples para você pôr em prática já na próxima assembleia!

Dica 1: Planejamento da pauta

Se o intuito é ser mais assertivo e objetivo durante a realização das assembleias, o planejamento da pauta é o primeiro passo para tornar a reunião de condomínio mais produtiva.

Ao elencar quais assuntos serão tratados durante a assembleia, garante que temas não listados, sejam evitados. Além disso, determinar um tempo para debater cada assunto elencado, evita que a reunião seja muito longa.

Outra dica ainda dentro do planejamento é definir a prioridade dos assuntos.

Dica 2: Informe aos condôminos com antecedência sobre a pauta

O segundo passo para tornar a reunião de condomínio mais produtiva é informar com antecedência todos os condôminos sobre a pauta da assembleia.

Crie um informativo interno e fixe em pontos estratégicos do condomínio e faça o envio do documento dias antes da reunião.

Esse envio pode ser feito tanto por e-mail, como por software de comunicação, caso o seu condomínio possua um sistema desse tipo.

Esta atitude, além de manter os condôminos informados sobre as assembleias, demonstra a organização e o cuidado do gestor.

Dica 3: Crie um cronograma das reuniões

Criar um cronograma de reuniões com a definição de datas, horários e duração de cada uma delas, contribui para a participação dos condôminos. Isso porque, a maior reclamação com relação à participação dos moradores nas reuniões, trata-se justamente da demora. Assim, ao estipular o início e término de cada assembleia, você estará aumentando a participação dos condôminos.

Nesta fase, realize uma pesquisa interna para verificar qual o melhor dia e horário para a maioria deles.

Dica 4: Conte com o auxílio de uma mesa de mediadores

Mesmo deixando claro no informativo quais serão as pautas tratadas durante a reunião, é comum que algum condômino “fuja” do tema e tumultue a assembleia, aumentando o tempo do encontro.

Para estes momentos, contar com o auxílio de mediadores, permitirão que essas interrupções não sigam adiante e ajudarão a conduzir a assembleia, tornando o debate mais produtivo, rápido e objetivo.

Em geral, a mesa mediadora é composta por um presidente e um secretário (responsável por tomar notas para a ata e auxiliar a condução quando preciso).  Importante frisar que o síndico sempre será o presidente.

Dica 5: Distribuição das atas da reunião

A organização e a transparência devem nortear o trabalho dos síndicos. Entre as obrigações, estão as atas de reuniões. Documentos imprescindíveis sobre os assuntos levantados durante assembleias e instrumento que fundamenta e valida todas as decisões que o síndico toma durante a sua gestão.

Neste sentido, outra dica para tornar a reunião de condomínio mais produtiva, é realizar a distribuição da ata aos participantes no final da assembleia.

Esta atitude além de validar as decisões tomadas durante o encontro também contribui para que os condôminos se planejem sobre outras demandas em oportunidades futuras.

Como você pode perceber, engajar os condôminos a participarem de forma efetiva nas reuniões e torná-las mais produtivas não é uma missão impossível. No entanto, é necessário seguir essas dicas e fazer com que os condôminos se sintam parte das decisões. Manter um diálogo aberto facilita esse processo. Gostou das dicas? Compartilhe este conteúdo com seus amigos!

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